Vous pouvez réserver des rendez-vous récurrents pour un patient ayant la même raison de consultation pour chaque rendez-vous, par exemple pour le suivi régulier du diabète, les injections contre les allergies et les vérifications de la tension artérielle. Vous pouvez également réserver des visites de groupe récurrentes, comme des séances d’éducation en matière de diabète. Vous pouvez fixer des rendez-vous récurrents sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
⚠️ Important : Pour fixer des réunions internes récurrentes (p. ex. réunions du personnel) en tant que rendez-vous, vous devez désactiver la fonction de réservation en ligne. Pour ce faire, consultez la rubrique Configurer et personnaliser la réservation en ligne pour votre clinique.
Vous pouvez prévisualiser les rendez-vous avant de les finaliser. Cela vous permet de vérifier toute erreur de validation, de déplacer les heures de rendez-vous ou de supprimer une occurrence.
Une fois les rendez-vous créés, le patient reçoit un courriel qui indique tous ses rendez-vous. Il peut ensuite gérer chaque rendez-vous individuellement.
📌 Remarque : Si le patient souhaite annuler tous les rendez-vous récurrents, il doit appeler la clinique.
Toute modification apportée à un rendez-vous récurrent réservé s’applique à toutes les occurrences futures du rendez-vous.
Vous pouvez « modifier en bloc » les rendez-vous récurrents d’une série. En d’autres termes, les modifications apportées à l’intervalle de rendez-vous, aux rappels de rendez-vous ou au modèle (par exemple, aux notes) s’appliquent automatiquement à tous les événements futurs.
📌 Remarque : Vous pouvez réserver jusqu’à 104 rendez-vous en un seul rendez-vous récurrent.
Étapes
1. Dans le menu principal, sélectionnez Horaires.
2. Cliquez sur le bouton +Ajouter et sélectionnez Visite récurrente.
3. Sélectionnez le Type de visite récurrente : Rendez-vous ou Visite de groupe.
4. S’il y a plus d’un Emplacement, sélectionnez l’emplacement dans la liste.
5. Sélectionnez une heure sur l’horaire. Lorsque vous déplacez votre curseur sur l’horaire, une case s’affiche pour l’emplacement où le rendez-vous sera réservé et elle indique l’heure de début et de fin.
6. Dans la fenêtre Rendez-vous récurrent, la fenêtre de réservation normale s’affiche pour le champ Gabarit. (Si la fenêtre de réservation ne s’affiche pas, cliquez sur l’icône en forme d’engrenage pour l’ouvrir.) Saisissez les renseignements de rendez-vous comme vous le feriez normalement (voir Fixer un rendez-vous ou Réserver des visites de groupe). Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
7. Pour l’Intervalle de récurrence, sélectionnez la fréquence à laquelle le rendez-vous doit se répéter : Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel.
8. Pour l’intervalle choisi, précisez la fréquence à laquelle le rendez-vous doit être réservé et la date de fin.
Pour les rendez-vous quotidiens, sélectionnez de 1 à 30 jours dans la liste.
Tous les jours de la semaine sont sélectionnés par défaut (y compris le samedi et le dimanche). Sélectionnez les jours de la semaine appropriés pour le rendez-vous à réserver. Par exemple, vous pouvez souhaiter voir un patient tous les 10 jours, mais uniquement les lundis, mardis et mercredis, car le patient n’est pas disponible les autres jours de la semaine.
Pour les rendez-vous hebdomadaires, sélectionnez toutes les 1 semaine, 2 semaines ou 3 semaines dans la liste.
Aucun des jours n’est sélectionné; le jour de la semaine par défaut est le jour actuellement sélectionné dans l’horaire. Si vous souhaitez réserver un rendez-vous pour le patient toutes les 2 semaines, par exemple, et plusieurs jours au cours de cette semaine, sélectionnez les jours appropriés. Dans l’exemple ci-dessous, un rendez-vous sera réservé les lundis, mercredis et vendredis aux 2 semaines.
Pour les rendez-vous mensuels, sélectionnez de 1 mois à 12 mois.
9. Avant de réserver les rendez-vous récurrents, vous devez les prévisualiser. Cliquez sur Aperçu rendez-vous récurrents (ou sur Aperçu visites de groupe s’il s’agit d’une visite de groupe).
📌 Remarque : Si le nombre de rendez-vous dépasse 104, un avertissement s’affiche. Modifiez votre date de fin ou l'intervalle de récurrence pour réduire le nombre de rendez-vous dans la série.
Pour chaque rendez-vous de la série, vous pouvez voir s’il est Valide ou Non valide. Les rendez-vous non valides sont accompagnés des raisons pour lesquelles ils ne sont pas valides. Vous pouvez continuer de réserver les rendez-vous ou modifier ou supprimer un rendez-vous de la série. Cliquez sur le bouton – (moins) pour supprimer le rendez-vous de la série. Cliquez sur l’icône de l’horloge pour changer la date ou l’heure de cette occurrence.
10. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Réserver rendez-vous récurrents (ou Réserver visites de groupe récurrentes s’il s’agit d’une visite de groupe).
Les rendez-vous figurent dans l’horaire avec une flèche en forme de carré.
Si vous sélectionnez le rendez-vous, vous pouvez accéder à l’onglet Rendez-vous récurrent pour modifier la date ou l’heure de n’importe quel rendez-vous de la série. Dans l’horaire, vous pouvez modifier chacun des rendez-vous comme vous le feriez normalement. Si vous supprimez un rendez-vous récurrent, on vous demandera si vous voulez supprimer seulement le rendez-vous sélectionné ou tous les rendez-vous futurs de la série.
Mis à jour le 24 décembre 2021