Depuis le début de la COVID-19, la télécopie électronique sur les lignes téléphoniques analogiques locales a été davantage exploitée. Il en résulte que l'envoi des télécopies peut échouer de temps à autre. Les taux de réussite de la télécopie électronique sont bien meilleurs que le taux de succès de 80 % d'un télécopieur classique. Par exemple, sur 100 pages envoyées et reçues par jour, au moins 5 pages pourraient nécessiter une attention particulière. N'oubliez pas que les télécopies sont des appels téléphoniques qui peuvent être interrompus ou touchés par les réseaux concernés.
💡 Astuce : Vérifiez toujours votre volume de télécopie lors de l'analyse des taux de réussite de la télécopie électronique.
📌 Remarque : Contactez votre fournisseur de télécopie électronique pour obtenir une assistance continue au besoin.
Voici quelques renseignements supplémentaires sur la télécopie électronique et sur ce à quoi il faut s'attendre.
Envoi et réception :
Le service de télécopie électronique offre un taux de réussite de 98 à 99 %. Toutefois, jusqu'à 5 % des télécopies peuvent devoir être renvoyées.
Comme tout appel téléphonique, vos appels par télécopie peuvent être interrompus et compromettre les télécopies entrantes. Cela est dû à l'utilisation d'une ligne de télécopie analogique locale.
La télécopie électronique dépend de nombreux facteurs pour réussir, tels que :
votre réseau Internet;
le réseau du destinataire;
le fournisseur Internet;
la ligne téléphonique analogique, si vous utilisez un numéro de télécopie local; et
les systèmes tels que le DCS ou nos serveurs.
Il faut également tenir compte du fait que l'utilisation d'un système voix sur IP avec une ligne de télécopie locale peut également compromettre la réception des télécopies. Pour réduire les problèmes, assurez-vous que les paramètres d'administration de votre système de téléphonie IP comprennent la ligne de télécopie dédiée à la télécopie électronique.
Parfois, vos télécopies peuvent être mises en file d'attente et peuvent prendre un certain temps avant d'être envoyées avec succès. Par exemple :
Une télécopie de 80 pages concernant la demande de consultation d'un patient peut prendre jusqu'à 40 minutes avant d'être envoyée avec succès. Cela entraîne des retards pour les autres télécopies sortantes de votre clinique.
Les télécopies affichées comme étant « en attente » dans votre file d'attente sont éventuellement envoyées. Tenter de renvoyer les télécopies en attente entraîne des retards supplémentaires dans les envois de télécopies.
Si vos télécopies ne sont pas envoyées dans un délai raisonnable, contactez votre fournisseur de télécopie électronique pour obtenir de l'aide.
Télécopies partielles
Si vos télécopies entrantes sont interrompues, par exemple en raison d'un appel interrompu, vous recevrez une télécopie partielle.
Les télécopies partielles sont utiles, car elles vous avertissent d'un appel interrompu et vous rappellent de contacter l'expéditeur si vous ne recevez pas la télécopie complète.
Assistance en cas de problèmes de télécopie
Communiquez avec votre fournisseur de télécopie électronique dès que vous remarquez une tendance survenant avec vos télécopies. Fournissez les détails suivants :
les deux numéros de télécopie concernés; le vôtre et celui de l'établissement vers lequel vous envoyez la télécopie ou dont vous essayez de recevoir la télécopie;
la date et l'heure des télécopies afin de pouvoir les retracer;
si le contenu de la télécopie présente un risque ou un problème de confidentialité, informez la personne concernée de l'urgence de la situation pour qu'elle prenne conscience du problème.
💡 Astuce : Si vous signalez le problème dans les 24 heures, il est possible de retracer les appels et de déterminer pourquoi ils ont été interrompus. Toutefois, il se peut qu'il ne soit pas possible de les retracer si vous signalez le problème après 24 heures.
La résolution des problèmes de télécopie peut nécessiter un partenariat avec votre service informatique, votre fournisseur d'accès à Internet et plus encore, en raison de tous les réseaux concernés.
Si vous continuez à rencontrer des problèmes de télécopie électronique sur une ligne téléphonique analogique locale, votre fournisseur peut ajouter une ligne de télécopie sans frais à votre compte pour une somme modique. Ces numéros sans frais n'utilisent pas de ligne analogique et, dans la plupart des cas, sont ajoutés le jour même de votre demande.
Une fois qu'un numéro sans frais est ajouté à votre compte, il doit également être configuré dans votre DCS. Vous devez communiquer avec l'équipe de soutien DCS de TELUS.
💡 Astuce : Les lignes sans frais sont plus faciles à dépanner, on y détecte plus facilement les problèmes et elles constituent une excellente alternative ou une solution de secours aux lignes analogiques.
Mis à jour le 20 février 2022