📌 Remarque : Vous devez disposer des autorisations relatives aux Paramètres de planification nécessaires pour configurer les calendriers des professionnels de votre clinique. Consultez la rubrique Modifier les autorisations de l'utilisateur.
Pour vous permettre de prendre rendez-vous avec un professionnel, des horaires de travail doivent avoir été configurés pour cette personne. La configuration d'horaires de travail sert à déterminer quand il est possible de prendre un rendez-vous et quel(s) type(s) de rendez-vous il est possible de réserver.
Si vous autorisez les patients à réserver eux-mêmes des rendez-vous en ligne à l’aide de la réservation en ligne sur le DCS, la définition des heures de travail d’un professionnel permet également aux patients de prendre un rendez-vous pendant ces heures.
Configurez des Heures flexibles pour les professionnels dont les horaires changent sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Vous pouvez configurer des heures flexibles de façon ponctuelle. Par exemple, si le docteur Dogood souhaite voir tous les patients de sa liste d’attente ce samedi, vous pouvez créer un horaire flexible pour cette journée.
Vous pouvez également créer des gabarits d’horaires flexibles lorsque le même horaire doit être appliqué à plusieurs journées ou à d’autres professionnels (p. ex. un gabarit « Clinique du samedi »). Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Créer des gabarits d’horaires flexibles.
⚠️ Important : Vous pouvez appliquer des heures de travail standard ou des heures de travail flexibles à un créneau horaire donné du professionnel, <0>pas les deux.
Lorsque vous configurez des heures de travail flexibles pour un professionnel, vous définissez :
les heures disponibles pour les rendez-vous virtuels ou en personne;
les types de rendez-vous offerts;
le nombre de patients pouvant prendre rendez-vous sur une même plage horaire;
les intervalles des plages horaires de rendez-vous.
Si la clinique a plusieurs emplacements, et qu’un professionnel travaille dans plus d’une clinique, des heures de travail distinctes peuvent être configurées pour chacun des emplacements.
Si vous proposez différents types de rendez-vous à différentes heures de la journée, vous pouvez ajouter plusieurs blocs d’heures de travail dans une même journée. Par exemple, un professionnel offre des consultations initiales le lundi de 8 h à 11 h et des rendez-vous de suivi de 13 h à 17 h.
📌 Remarque : Lorsqu’un professionnel est disponible pour la prise de rendez-vous, la case horaire s’affiche en blanc sur le calendrier (plutôt que le gris standard de l’arrière-plan). Ceci permet aux utilisateurs de voir clairement les disponibilités du professionnel.
Étapes
Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Planification > Heures.
À côté du nom du professionnel, cliquez sur Modifier, puis sélectionnez Flex.
Dans la fenêtre Heures flexibles du <professionnel>, cliquez sur + Ajouter. La fenêtre Ajouter heures flexibles s’affiche.
Configurez les heures de travail flexibles comme suit :
Champ | Description |
Date | Sélectionnez la date des heures de travail flexibles. |
Heure | Sélectionnez l’heure à laquelle le professionnel commence à voir des patients pour les services précisés. |
Durée | Sélectionnez la durée des heures de travail flexibles.
📌 Remarque : Par exemple, si votre journée s'achève à 16 h et que le bloc d'heures de travail commence à 12 h, sélectionnez une durée de quatre heures. Le cas échéant, si vous proposez des rendez-vous de 30 minutes, le dernier débutera à 15 h 30.
Sélectionnez Autre pour saisir une durée plus précise, en heures et en minutes. |
Emplacement | Si votre clinique dispose de plusieurs emplacements, sélectionnez l’emplacement de la clinique visé par les heures de travail.
💡 Astuce : La valeur par défaut est l’emplacement principal. |
Type de visite | Sélectionnez En présentiel pour les consultations sur site et Virtuelle pour les consultations en ligne.
💡 Astuces :
|
Couleurs dans les calendriers | Sélectionnez la couleur d'affichage de votre choix le long du côté gauche des différentes étiquettes d'heures de travail. |
Plage | Sélectionnez le nombre de patients (de 1 à 10) qui peuvent prendre rendez-vous dans une même case horaire.
Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Définir combien de patients peuvent réserver eux-mêmes un rendez-vous dans une même case horaire. |
Intervalles | Sélectionnez l’intervalle des heures de début proposé au personnel lors de la recherche de disponibilité d'un professionnel.
Dans le cas de réservations en ligne, les patients ont également accès à l'intervalle sélectionné.
Il est possible de configurer des incréments de 5, 10, 15, 20, 30, 45 ou 60 minutes.
Par exemple, lorsque les intervalles sont de 15 minutes, les patients peuvent réserver des rendez-vous à 8 h, 8 h 15, 8 h 30, 8 h 45, etc. Pour des intervalles de 10 minutes, ce serait 8 h, 8 h 10, 8 h 20, 8 h 30, 8 h 40, 8 h 50, etc.
Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Définir des intervalles de rendez-vous d’un calendrier pour la réservation en ligne. |
Superposition | Cela concerne uniquement les réservations en ligne.
Lorsque les patients recherchent des créneaux disponibles et qu’ils sélectionnent une date, si cette option est Activée, le site de réservation en ligne du DCS offre uniquement le premier rendez-vous disponible le jour en question (sans permettre au patient de sélectionner une heure).
C’est ce que l’on appelle le « chevauchement de rendez-vous », car le calendrier se remplit du début à la fin et évite les trous entre les rendez-vous.
Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Activer la superposition des rendez-vous pour la réservation en ligne. |
Services | Sélectionnez les types de rendez-vous que vous offrez durant ces heures de travail. |
5. Cliquez sur Enregistrer.
La fenêtre Heures flexibles de <professionnel> s’affiche. Vous y trouverez les types de visites (En présentiel ou Virtuelle), ainsi que les horaires flexibles configurés, l’emplacement, la date, les heures et les types de rendez-vous disponibles.
💡 Astuces :
Pour modifier les heures flexibles, cliquez sur le bloc d'heures de travail.
Pour supprimer des heures de travail, cliquez sur le X en bout de ligne à droite.
Il est possible d'appliquer plus d'un bloc d'heures flexibles aux mêmes heures de travail.
6. Cliquez sur Fermer pour revenir à la page Paramètres de planification (horaires).
7. Actualisez le navigateur pour afficher les heures de travail flexibles dans le calendrier du professionnel.
Mis à jour le 23 novembre 2023