📌 Remarque : Pour créer des gabarits d'horaires flexibles, vous devez avoir l'autorisation Gabarits : horaires. Consultez la rubrique Modifier les autorisations d’un utilisateur.
Les heures de travail flexibles, ou horaires flexibles, sont utilisées lorsque le calendrier d’un professionnel varie souvent. Si le même calendrier s’applique à plusieurs professionnels ou à plusieurs dates, ou les deux, on peut créer un gabarit d’horaire flexible.
Par exemple, les professionnels de la clinique travaillent de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi, mais, tous les trois mardis, les professionnels s’occupent à tour de rôle d’une clinique de toxicomanie en soirée. Comme les professionnels ne travaillent normalement pas le mardi soir, la clinique de toxicomanie peut être ajoutée sous forme d’heures flexibles au calendrier de chaque professionnel aux dates auxquelles ils sont responsables de la clinique de toxicomanie. Toutefois, vous pouvez créer un gabarit pour appliquer facilement le calendrier de la clinique de toxicomanie au professionnel approprié, selon la date, plutôt que l’ajouter au calendrier individuellement chaque fois.
Il faut d’abord créer le gabarit d’horaire flexible, puis choisir le ou les professionnels et les dates auxquels appliquer le gabarit.
Étapes
1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Planification > Gabarits.
2. La fenêtre Gabarits d’horaires flexibles s’affiche et comprend tous les gabarits existants.
3. Cliquez sur Ajouter un gabarit.
4. Dans le champ Nom du gabarit, saisissez un nom qui représente le gabarit flexible, p. ex. Clinique pour toxicomanes.
5. Dans le calendrier, cliquez sur une case horaire pour ajouter des heures de travail. La fenêtre Ajouter les heures de travail s’affiche.
💡 Astuce : Pour modifier le zoom d’un calendrier, cliquez sur l’icône de la loupe dans le coin supérieur droit.
6. Configurez les heures de travail standard comme suit :
Champ | Description |
Emplacement | Si votre clinique dispose de plusieurs emplacements, sélectionnez l’emplacement de la clinique visé par les heures de travail sélectionnées.
💡 Astuce : La valeur par défaut est l’emplacement principal. |
Heure de début | Sélectionnez l’heure à laquelle les professionnels commencent à voir les patients pour les services désirés. |
Heure de fin | Sélectionnez l’heure à laquelle les professionnels finissent de voir les patients pour les services désirés.
📌 Remarque : L'heure que vous sélectionnez correspond au dernier rendez-vous de la journée. Par exemple, si l'intervalle de rendez-vous est de 30 minutes et votre journée se termine à 17 h, sélectionnez 16 h 30. |
Couleurs dans les calendriers | Sélectionnez une couleur pour les heures de travail. |
Plage(s) | Sélectionnez le nombre de patients (de 1 à 10) qui peuvent prendre rendez-vous dans une même case horaire. |
Intervalles | Sélectionnez la longueur par défaut de chaque rendez-vous (p. ex. 5, 10 ou 15 minutes, etc.)
Les patients qui prennent leur propre rendez-vous verront également l’intervalle sélectionné. Par exemple, lorsque les intervalles sont de 30 minutes, les patients peuvent réserver des rendez-vous à 8 h, 8 h 30, 9 h, 9 h 30, etc. |
Afficher dans l’agenda | En sélectionnant cette option, une ligne plus épaisse s’affiche à chaque intervalle, ce qui facilite la consultation des cases horaires des rendez-vous sur le calendrier. |
Superposition | Ceci s’applique aux réservations en ligne.
Sélectionnez Activé si vous voulez que les patients ne voient et ne puissent prendre que le prochain rendez-vous disponible. Cela permet d’éviter des trous dans l’horaire. |
Types de rendez-vous | Sélectionnez les types de rendez-vous offerts pendant ces heures de travail.
Cliquez sur Tous pour sélectionner tous les rendez-vous offerts à la clinique. |
📌 Remarque : Pour préserver les pauses du midi ou les tâches administratives, n'ajoutez pas d’heures de travail. Laissez-les vides ou remplissez-les en créant des gabarits pour la pause du midi ou les tâches administratives. Consultez la rubrique Créer des gabarits pour les vacances et les congés.
7. Lorsque vous avez terminé d'ajouter les heures de travail, cliquez sur Enregistrer.
8. Une fois toutes les cases horaires de travail ajoutées, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le gabarit.
Le gabarit s’affiche désormais dans la liste des gabarits flexibles et peut être appliqué aux calendriers des professionnels. Consultez la rubrique Appliquer des gabarits d’horaire flexible aux calendriers des professionnels.
Mis à jour le 7 février 2021