Créer des gabarits d’horaires flexibles

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📌 Remarque : Pour créer des gabarits d'horaires flexibles, vous devez avoir l'autorisation Gabarits : horaires. Consultez la rubrique Modifier les autorisations de l'utilisateur.

Les heures de travail flexibles, ou horaires flexibles, sont utilisées lorsque le calendrier d’un professionnel varie souvent. Si le même calendrier s’applique à plusieurs professionnels et/ou à plusieurs dates, il est possible de créer un gabarit d’horaire flexible.

Par exemple, les professionnels de la clinique travaillent de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi, mais, tous les trois mardis, les professionnels s’occupent à tour de rôle d’une clinique de toxicomanie en soirée. Comme les professionnels ne travaillent normalement pas le mardi soir, la clinique de toxicomanie peut être ajoutée sous forme d’heures flexibles au calendrier de chaque professionnel aux dates auxquelles ils sont responsables de la clinique de toxicomanie. Toutefois, vous pouvez créer un gabarit pour appliquer facilement l'horaire de la clinique de toxicomanie au professionnel approprié, aux dates prévues, plutôt que d'ajouter manuellement chaque date à son calendrier.

Il faut d’abord créer le gabarit d’horaire flexible, puis choisir le ou les professionnels et les dates auxquels appliquer le gabarit.

Étapes

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Planification > Gabarits.

2. La fenêtre Gabarits d’horaires flexibles s’affiche et comprend tous les gabarits existants.

3. Cliquez sur Ajouter un gabarit.

4. Dans le champ Nom du gabarit, saisissez un nom qui représente le gabarit flexible, p. ex. Clinique pour toxicomanes.

5. Dans le calendrier, cliquez sur une case horaire pour ajouter des heures de travail. La fenêtre Ajouter les heures de travail s’affiche.

💡 Astuce : Pour modifier le zoom d’un calendrier, cliquez sur l’icône de la loupe dans le coin supérieur droit.

6. Configurez les heures de travail standard comme suit :

Champ	Description
Emplacement	Si votre clinique dispose de plusieurs emplacements, sélectionnez l’emplacement de la clinique visé par ces heures de travail. 💡 Astuce : La valeur par défaut est l’emplacement principal.
Type de visite	Sélectionnez En présentiel pour les consultations sur site et Virtuelle pour les consultations en ligne. 💡 Astuces : Si le professionnel offre des consultations téléphoniques, sélectionnez En présentiel pour que le patient ne reçoive pas d'invitation à un appel vidéo. Pour permettre la réservation de consultations En présentiel et Virtuelle sur un même bloc d'horaires, configurez deux Heures de travail flexibles pour cette plage.
Heure de début	Sélectionnez l’heure à laquelle le professionnel commence à voir des patients pour les services précisés.
Heure de fin	Sélectionnez l’heure à laquelle le professionnel arrête de voir des patients pour les services désirés. (c.-à-d. la fin du dernier rendez-vous du bloc de travail). 📌 Remarque : Par exemple, si sa journée se termine à 17 h, sélectionnez 17 h. Le cas échéant, si le professionnel propose des rendez-vous de 30 minutes, le dernier commencera à 16 h 30.
Couleurs dans les calendriers	Sélectionnez la couleur d'affichage de votre choix le long du côté gauche des différentes étiquettes d'heures de travail.
Plage(s)	Sélectionnez le nombre de patients (de 1 à 10) qui peuvent prendre rendez-vous dans une même case horaire.
Intervalles	Sélectionnez l’intervalle des heures de début proposé au personnel lors de la recherche de disponibilité d'un professionnel et vérifiez si l'option Afficher dans l’agenda est activée. Dans le cas de réservations en ligne, les patients ont également accès à l'intervalle sélectionné. Il est possible de configurer des incréments de 5, 10, 15, 20, 30, 45 ou 60 minutes. Par exemple, lorsque les intervalles sont de 15 minutes, les patients peuvent réserver des rendez-vous à 8 h, 8 h 15, 8 h 30, 8 h 45, etc. Pour des intervalles de 10 minutes, ce serait 8 h, 8 h 10, 8 h 20, 8 h 30, 8 h 40, 8 h 50, etc. Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Définir des intervalles de rendez-vous d’un calendrier pour la réservation en ligne.
Afficher dans l’agenda	Cochez cette case pour afficher une ligne plus épaisse sur le calendrier à chaque intervalle, ce qui facilite la prise de rendez-vous aux intervalles appropriés.
Superposition	Cela concerne uniquement les réservations en ligne. Lorsque les patients recherchent des rendez-vous disponibles et qu’ils sélectionnent une date, si cette option est Activée, le site de réservation en ligne du DCS offre uniquement le premier rendez-vous disponible le jour en question (sans permettre au patient de sélectionner une heure). C’est ce que l’on appelle le « chevauchement de rendez-vous », car le calendrier se remplit du début à la fin et évite les trous entre les rendez-vous. Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Activer la superposition des rendez-vous pour la réservation en ligne.
Types de rendez-vous	Sélectionnez les types de rendez-vous offerts pendant ces heures de travail ou cliquez sur Tous pour sélectionner tous les rendez-vous offerts à la clinique. 📌 Remarque : Lors de la prise de rendez-vous, les services proposés s’affichent en gras et les autres sont grisés. Vous pouvez activer une fonction qui masque les types de rendez-vous grisés. Consultez la rubrique Limiter les options de type de rendez-vous lors de la prise de rendez-vous.

📌 Remarques :

Pour signaler les pauses du midi ou les tâches administratives, n'ajoutez pas d’heures de travail. Laissez-les vides ou remplissez-les en créant des gabarits pour la pause du midi ou les tâches administratives. Consultez la rubrique Créer des gabarits pour bloquer des congés.
Il est possible d'appliquer plus d'un gabarit d'heures flexibles aux mêmes heures de travail.

7. Lorsque vous avez terminé d'ajouter les heures de travail, cliquez sur Enregistrer.

8. Une fois tous les blocs d'heures de travail ajoutés, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le gabarit.

Le gabarit s’affiche désormais dans la liste des gabarits flexibles et peut être appliqué aux calendriers des professionnels. Consultez la rubrique Appliquer des gabarits d’horaires flexibles aux calendriers des professionnels.

Mis à jour le 23 novembre 2023