Créer des gabarits de visites de groupe (types de rendez-vous ) pour les visites de groupe vous permet de planifier une visite de groupe bien plus rapidement.
Si des professionnels supplémentaires sont requis, ou que vous voulez voir plusieurs patients dans le cadre du même rendez-vous (par exemple une clinique de gestion de la douleur ou une séance d'éducation en matière de diabète), il est préférable d'aborder la réservation comme une visite de groupe. Le rendez-vous figurera sur l’horaire de chaque professionnel concerné. Pour de l'information sur la manière de réserver des visites de groupe, consultez la rubrique Réserver des visites de groupe.
Pour chaque type de visite de groupe, vous pouvez configurer les propriétés générales (telles que la durée du rendez-vous et le nombre de plages disponibles) de même que les paramètres de réservation en ligne. Vous pouvez également ajouter des Qnaires à envoyer aux patients quand ils réservent des visites de groupe de ce type.
💡 Astuce : Si vous n'utilisez plus un type de visite de groupe, vous pouvez l'archiver. Consultez la rubrique Archiver des types de rendez-vous pour de plus amples renseignements.
Étapes
1. Dans le menu principal, sélectionnez Paramètres.
2. Sélectionnez Planification et puis Types de rendez-vous. Une liste des types de rendez-vous actifs de votre clinique et des gabarits de visites de groupe s’affiche. Il se peut que vous deviez faire défiler la page vers le bas pour voir la section Gabarits de visites de groupe.
3. Pour créer un type de visite de groupe, sélectionnez Ajouter. Ou pour modifier un gabarit de visite de groupe, sélectionnez-le. La fenêtre Nouveau type de visite de groupe ou Modifier le gabarit de la visite de groupe s'affiche.
4. Au moyen du tableau suivant, dans l'onglet Général, configurez les propriétés du type de visite de groupe.
Champ | Description |
Icône | Sélectionnez une icône pour représenter le type de visite de groupe.
Cette icône s'affiche à côté du type de rendez-vous au moment d'ajouter une visite de groupe, et dans le site de réservation en ligne de votre clinique. Consultez la rubrique Personnaliser les icônes des types de rendez-vous. |
Nom du groupe | Saisissez le nom de la visite de groupe.
💡 Astuce : Si ce type de rendez-vous est disponible pour la réservation en ligne, assurez-vous que le nom est facile à comprendre pour les patients. |
Durée | Sélectionnez la durée par défaut d'une visite (en minutes).
📌 Remarque : Au moment de faire une réservation ou d'approuver ces visites de groupe, vous pouvez modifier la durée, au besoin. |
Plages | Nombre de patients qui peuvent faire une réservation pour cette visite de groupe.
💡 Astuce : Le nombre de plages est particulièrement important pour la réservation en ligne. Le personnel d'accueil peut contourner cette règle à partir de l'horaire en écartant un message d'avertissement. |
Couleur | Sélectionnez la couleur de ces visites de groupe sur l’horaire.
💡Astuce : Afin de faciliter la consultation, utilisez différentes couleurs pour différents types ou catégories de rendez-vous. |
Statut par défaut interne | Sélectionnez le statut par défaut lorsque ces visites de groupe sont réservées à l’interne par le personnel de votre clinique.
Les choix les plus courants sont Confirmé ou Réservé. |
Statut par défaut du patient | Sélectionnez le statut par défaut qui apparaît dans l’horaire DSC lorsque les patients réservent en ligne des rendez-vous de ce type.
📌 Remarque : Si ce type de visite de groupe est disponible pour la réservation en ligne et vous voulez examiner les rendez-vous en ligne avant qu'ils soient officiellement réservés, choisissez Demandé. |
Notes du groupe | Saisissez tout renseignement supplémentaire au sujet du type de visite de groupe. Les notes du groupe sont visibles au moment d'ajouter une visite de groupe à l'horaire. |
Autoriser la réservation en ligne | Sélectionnez cette case afin de rendre ce type de visite de groupe disponible pour les réservations en ligne.
💡 Astuce : Avant que votre gabarit de visite de groupe ne s'affiche dans l'outil de réservation en ligne de votre clinique, vous devez l'ajouter aux heures de travail de vos professionnels. Consultez la rubrique Ajouter des heures de travail standard aux horaires. |
Types de patients qui sont autorisés à prendre des rendez-vous | Sélectionnez les types de patients (Nouveaux patients (non enregistrés) et/ou Patients actuels) qui peuvent réserver ces visites de groupe en ligne.
💡 Astuce : Pour que ce type de visite de groupe soit disponible dans votre site de réservation en ligne, vous devez sélectionner Autoriser la réservation en ligne et au moins un type de patient. |
5. Pour fournir des renseignements supplémentaires sur la visite de groupe, sélectionnez l'onglet Description et saisissez une description. La description est visible lorsque des patients sont invités à sélectionner une visite de groupe lors de la réservation en ligne.
💡 Astuce : Vous pouvez modifier la description au moment d'ajouter la visite de groupe à l'horaire.
6. Pour joindre des Qnaires de prévisite au type de visite de groupe, sélectionnez l'onglet Qnaires de prévisite, puis +Ajouter Qnaire. Consultez la rubrique Joindre des Qnaires de prévisite aux types de rendez-vous.
📌 Remarque : Ce Qnaire est envoyé avec le message de confirmation de la visite de groupe, soit au moment de la confirmation du rendez-vous.
7. Afin de personnaliser l’envoi de rappels de rendez-vous pour ce type de visite de groupe et ajouter des commentaires aux messages de rappel, sélectionnez l'onglet Rappel, puis ajoutez ou modifiez les rappels. Consultez Personnaliser les rappels de rendez-vous pour un type de rendez-vous.
📌 Remarque : Si vous ne voulez pas envoyer un Qnaire de prévisite avec le message de confirmation, vous pouvez joindre des Qnaires de prévisite au rappel. Vous pouvez également joindre un Qnaire post-visite. Consultez la rubrique Ajouter des Qnaires post-visite aux types de rendez-vous.
8. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Soumettre. Vous devez actualiser l’onglet de votre navigateur pour que les modifications soient visibles.
📌 Remarque : Une fois qu'au moins un gabarit a été créé, vous n'aurez plus besoin de sélectionner une Durée au moment d'ajouter une visite de groupe. Au lieu de cela, vous pourrez sélectionner le Type de rendez-vous.
Avant | Après |
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Mis à jour le 8 mai 2023