Ajouter des heures de travail standard à l'horaire d'un professionnel

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📌 Remarque : Vous devez disposer des autorisations relatives aux Paramètres de planification nécessaires pour configurer les calendriers des professionnels de votre clinique.

Pour vous permettre de prendre rendez-vous avec un professionnel, des horaires de travail doivent avoir été configurés pour cette personne. La configuration d'horaires de travail sert à déterminer quand il est possible de prendre un rendez-vous et quel(s) type(s) de rendez-vous il est possible de réserver.

Si vous autorisez les patients à prendre rendez-vous en ligne sur le site de réservation du DCS, la configuration des horaires de travail d’un professionnel leur permet de sélectionner une heure de rendez-vous sur les plages disponibles.

Utilisez les Heures standard pour définir des heures de travail qui sont les mêmes chaque semaine. Par exemple, un professionnel voit toujours les nouveaux patients les lundis et mardis de 8 h à 16 h et fait toujours le suivi des patients les vendredis de 9 h à 17 h.

Si le calendrier d’un professionnel varie d’une semaine à l’autre pour certains jours (p. ex. s’il propose une clinique le samedi une fois par mois), des Heures flexibles peuvent être utilisées pour définir ces heures de travail particulières. Consultez la rubrique Ajouter des heures de travail flexibles aux calendriers des professionnels.

⚠️ Important : Vous pouvez appliquer des heures de travail standard ou des heures de travail flexibles à un créneau horaire donné du professionnel, <0>pas les deux0>.

Lorsque vous configurez des heures de travail d’un professionnel, vous pouvez définir :

les heures disponibles pour les rendez-vous virtuels ou en personne;
Les types de rendez-vous offerts
Le nombre de patients qui peuvent prendre rendez-vous dans une même case horaire
Les intervalles des cases horaires des rendez-vous

Si la clinique a plusieurs emplacements, et qu’un professionnel travaille dans plus d’une clinique, des heures de travail distinctes peuvent être configurées pour chacun des emplacements.

Si vous proposez différents types de rendez-vous à différentes heures de la journée, vous pouvez ajouter plusieurs blocs d’heures de travail dans une même journée. Par exemple, un professionnel offre des consultations initiales le lundi de 8 h à 11 h et des rendez-vous de suivi de 13 h à 17 h.

📌 Remarque : Lorsqu’un professionnel est disponible pour la prise de rendez-vous, la case horaire s’affiche en blanc sur le calendrier (plutôt que le gris standard de l’arrière-plan). Ceci permet de voir clairement les disponibilités du fournisseur.

Étapes

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Planification > Heures

2. À côté du nom du professionnel, cliquez sur Modifier, puis sélectionnez Standard.
La fenêtre Gérer les heures de travail s’affiche.

💡 Astuce : Pour modifier le zoom d’un calendrier, dans le coin supérieur droit, cliquez sur l’icône de la loupe.

3. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Physique pour configurer un calendrier de consultations en présentiel ou sur Virtuelle pour configurer un calendrier de consultations en ligne.

📌 Remarque : Le nombre entre parenthèses indique le nombre de cases horaires configurées.

4. Dans le calendrier, cliquez sur un jour et une heure pour configurer les heures de travail. Pour modifier des horaires de travail, cliquez sur un bloc d'heures de travail.
La fenêtre Ajouter les heures de travail ou Mise à jour des heures de travail s’affiche.

5. À l’aide du tableau suivant, configurez les heures de travail.

Champ	Description
Emplacement	Si votre clinique dispose de plusieurs emplacements, sélectionnez l’emplacement de la clinique visé par ces heures de travail. 💡 Astuce : La valeur par défaut est l’emplacement principal.
Type de visite	Sélectionnez En présentiel pour les consultations sur site et Virtuelle pour les consultations en ligne. 💡 Astuces : Si le professionnel offre des consultations téléphoniques, sélectionnez En présentiel pour que le patient ne reçoive pas d'invitation à un appel vidéo. Pour permettre la réservation de consultations En présentiel et Virtuelle sur un même bloc d'horaires, configurez deux Heures de travail flexibles pour cette plage.
Heure de début	Sélectionnez l’heure à laquelle le professionnel commence à voir des patients pour les services précisés.
Heure de fin	Sélectionnez l’heure à laquelle le professionnel arrête de voir des patients pour les services désirés. (c.-à-d. la fin du dernier rendez-vous du bloc de travail). 📌 Remarque : Par exemple, si sa journée se termine à 17 h, sélectionnez 17 h. Le cas échéant, si le professionnel propose des rendez-vous de 30 minutes, le dernier commencera à 16 h 30.
Couleurs dans les calendriers	Sélectionnez la couleur d'affichage de votre choix le long du côté gauche des différentes étiquettes d'heures de travail. 💡 Astuce : Choisissez une couleur unique pour chaque calendrier de professionnel afin de voir d’un coup d’œil quel calendrier correspond à quel professionnel.
Plage(s)	Sélectionnez le nombre de patients (de 1 à 10) qui peuvent prendre rendez-vous dans une même case horaire. Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Définir combien de patients peuvent réserver eux-mêmes un rendez-vous dans une même case horaire.
Intervalles	Sélectionnez l’intervalle des heures de début proposé au personnel lors de la recherche de disponibilité d'un professionnel et vérifiez si l'option Afficher dans l’agenda est activée. Dans le cas de réservations en ligne, les patients ont également accès à l'intervalle sélectionné. Il est possible de configurer des incréments de 5, 10, 15, 20, 30, 45 ou 60 minutes. Par exemple, lorsque les intervalles sont de 15 minutes, les patients peuvent réserver des rendez-vous à 8 h, 8 h 15, 8 h 30, 8 h 45, etc. Pour des intervalles de 10 minutes, ce serait 8 h, 8 h 10, 8 h 20, 8 h 30, 8 h 40, 8 h 50, etc. Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Définir des intervalles de rendez-vous d’un calendrier pour la réservation en ligne.
Afficher dans l’agenda	Cochez cette case pour afficher une ligne plus épaisse sur le calendrier à chaque intervalle, ce qui facilite la prise de rendez-vous aux intervalles appropriés.
Superposition	Cela concerne uniquement les réservations en ligne. Lorsque les patients recherchent des rendez-vous disponibles et qu’ils sélectionnent une date, si cette option est Activée, le site de réservation en ligne du DCS offre uniquement le premier rendez-vous disponible le jour en question (sans permettre au patient de sélectionner une heure). C’est ce que l’on appelle le « chevauchement de rendez-vous », car le calendrier se remplit du début à la fin et évite les trous entre les rendez-vous. Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Activer la superposition des rendez-vous pour la réservation en ligne.
Types de rendez-vous	Sélectionnez les types de rendez-vous offerts pendant ces heures de travail ou cliquez sur Tous pour sélectionner tous les rendez-vous offerts à la clinique. 📌 Remarque : Lors de la prise de rendez-vous, les services proposés s’affichent en gras et les autres sont grisés. Vous pouvez activer une fonction qui masque les types de rendez-vous grisés. Consultez la rubrique Limiter les options de type de rendez-vous lors de la prise de rendez-vous.

📌 Remarque : Pour préserver les pauses du midi ou les tâches administratives, n'ajoutez pas d’heures de travail dans la case horaire désirée. Laissez-la vide ou remplissez-la en créant des gabarits pour la pause du midi ou les tâches administratives. Consultez la rubrique Créer des gabarits pour bloquer des congés.

6. Pour supprimer une case horaire de travail, sélectionnez-la puis, dans le coin supérieur droit, cliquez sur l’icône de la corbeille.

7. Cliquez sur Enregistrer.

8. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque case horaire de travail, soit le même jour, soit un autre jour.

9. Une fois toutes les heures de travail ajoutées, cliquez sur Enregistrer.

10. Actualisez le navigateur pour afficher les heures de travail standard dans le calendrier du professionnel.

Mis à jour le 14 février 2024