Ajouter des heures de travail standard aux calendriers

📌 Remarque : Vous devez disposer des autorisations relatives aux Paramètres de planification nécessaires pour configurer les calendriers des professionnels de votre clinique. Consultez la rubrique Modifier les autorisations d’un utilisateur.

Avant de pouvoir prendre rendez-vous auprès d’un professionnel, celui-ci doit avoir créé un calendrier avec des heures de travail définies. Vous définissez des heures de travail pour déterminer quand il est possible de prendre un rendez-vous sur le calendrier et pour définir les types de rendez-vous pouvant être pris pendant ces heures. Si vous autorisez les patients à réserver eux-mêmes des rendez-vous en ligne à l’aide de la réservation en ligne sur le DCS, la définition des heures de travail d’un professionnel permet également aux patients de prendre un rendez-vous pendant ces heures.

Utilisez les Heures standard pour définir des heures de travail qui sont les mêmes chaque semaine. Par exemple, un professionnel voit toujours les nouveaux patients les lundis et jeudis de 8 h à 16 h et fait toujours le suivi des patients les vendredis de 9 h à 17 h.

Si le calendrier d’un professionnel varie d’une semaine à l’autre pour certains jours (p. ex. s’il propose une clinique le samedi une fois par mois), des Heures flexibles peuvent être utilisées pour définir ces heures de travail particulières. Consultez la rubrique Ajouter des heures de travail flexibles aux calendriers des professionnels.

📌 Remarque : Des heures de travail standard ou flexibles peuvent être appliquées à une case horaire donnée dans le calendrier du professionnel, mais non les deux.

Lorsque vous configurez des heures de travail d’un professionnel, vous pouvez définir :

Les heures disponibles pour les rendez-vous virtuels ou en personne
Les intervalles des cases horaires des rendez-vous
Le nombre de patients qui peuvent prendre rendez-vous dans une même case horaire
Les types de rendez-vous offerts

Si la clinique a plusieurs emplacements, et qu’un professionnel travaille dans plus d’une clinique, des heures de travail distinctes peuvent être configurées pour chacun des emplacements.

Si vous proposez différents types de rendez-vous à différentes heures de la journée, vous pouvez ajouter plusieurs blocs d’heures de travail dans une même journée. Par exemple, un professionnel offre des consultations initiales le lundi de 8 h à 11 h et des rendez-vous de suivi de 13 h à 17 h.

📌 Remarque : Lorsqu’un professionnel est disponible pour la prise de rendez-vous, la case horaire s’affiche en blanc sur le calendrier (plutôt que le gris standard de l’arrière-plan). Ceci permet de voir clairement les disponibilités du fournisseur.

Étapes

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Planification > Heures.

2. À côté du nom du professionnel, cliquez sur Modifier, puis sélectionnez Standard.
La fenêtre Gérer les heures de travail s’affiche.

💡 Astuce : Pour modifier le zoom d’un calendrier, dans le coin supérieur droit, cliquez sur l’icône de la loupe.

3. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Physique (par défaut) pour configurer un calendrier de visites en personne ou sur Virtuelle pour configurer un calendrier de visites virtuelles.

📌 Remarque : Le nombre entre parenthèses indique le nombre de cases horaires configurées.

4. Dans le calendrier, cliquez sur un jour et une heure pour configurer les heures de travail. Si vous modifiez les heures de travail, cliquez sur une case horaire pour la modifier.
La fenêtre Ajouter les heures de travail ou Mise à jour des heures de travail s’affiche.

5. À l’aide du tableau suivant, configurez les heures de travail.

Champ	Description
Emplacement	Si votre clinique dispose de plusieurs emplacements, sélectionnez l’emplacement de la clinique visé par ces heures de travail. 💡 Astuce : La valeur par défaut est l’emplacement principal.
Heure de début	Sélectionnez l’heure à laquelle les professionnels commencent à voir les patients pour les services désirés.
Heure de fin	Sélectionnez l’heure à laquelle les professionnels finissent de voir les patients pour les services désirés. (c.-à-d. la fin du dernier rendez-vous pour la case horaire). 📌Remarque : L'heure que vous sélectionnez correspond au dernier rendez-vous de la journée. Par exemple, si l'intervalle de rendez-vous est de 30 minutes et votre journée se termine à 17 h, sélectionnez 16 h 30.
Couleur dans les calendriers	Sélectionnez une couleur d’arrière-plan pour ce groupe de cases horaires. 💡 Astuce : Choisissez une couleur unique pour chaque calendrier de professionnel afin de voir d’un coup d’œil quel calendrier correspond à quel professionnel.
Plage(s)	Sélectionnez le nombre de patients (de 1 à 10) qui peuvent prendre rendez-vous dans une même case horaire. Consultez la rubrique Définir le nombre de patients pouvant réserver eux-mêmes un rendez-vous dans une même case horaire.
Intervalles	Sélectionnez l’intervalle de temps par défaut pour chaque rendez-vous (5, 10, 15, 20, 30, 45 ou 60 minutes). Les patients qui prennent leur propre rendez-vous verront également l’intervalle sélectionné. Par exemple, lorsque les intervalles sont de 30 minutes, les patients peuvent réserver des rendez-vous à 8 h, 8 h 30, 9 h, 9 h 30, etc. Consultez la rubrique Définir des intervalles de rendez-vous d’un calendrier pour la réservation en ligne.
Afficher dans l’agenda	Cochez cette case pour afficher une ligne plus épaisse sur le calendrier à chaque intervalle, ce qui facilite la prise de rendez-vous aux intervalles appropriés.
Superposition	Cela concerne uniquement les réservations en ligne. Lorsque les patients recherchent des rendez-vous disponibles et qu’ils sélectionnent une date, si cette option est Activée, le site de réservation en ligne du DCS offre uniquement le premier rendez-vous disponible le jour en question (sans permettre au patient de sélectionner une heure). C’est ce que l’on appelle le « chevauchement de rendez-vous », car le calendrier se remplit du début à la fin et évite les trous entre les rendez-vous. Consultez la rubrique Activer le chevauchement de rendez-vous pour la réservation en ligne.
Types de rendez-vous	Sélectionnez les types de rendez-vous offerts pendant ces heures de travail ou cliquez sur Tous pour sélectionner tous les rendez-vous offerts à la clinique. 📌 Remarque : Lorsqu’un rendez-vous est pris, les services proposés s’affichent en gras et les autres sont grisés. Vous pouvez activer une fonction qui masque les types de rendez-vous grisés. Consultez la rubrique Limiter les options de type de rendez-vous lors de la prise de rendez-vous. Communiquez avec l’équipe de soutien de TELUS Santé à l’aide de la bulle de soutien intégrée à l’application.

📌 Remarque : Pour préserver les pauses du midi ou les tâches administratives, n'ajoutez pas d’heures de travail dans la case horaire désirée. Laissez-la vide ou remplissez-la en créant des gabarits pour la pause du midi ou les tâches administratives. Consultez la rubrique Créer des gabarits pour les vacances et les congés.

6. Pour supprimer une case horaire de travail, sélectionnez-la puis, dans le coin supérieur droit, cliquez sur l’icône de la corbeille.

7. Cliquez sur Enregistrer.

8. Répétez les étapes ci-dessus pour chaque case horaire de travail, soit le même jour, soit un autre jour.

9. Une fois toutes les heures de travail ajoutées, cliquez sur Enregistrer.

10. Actualisez le navigateur pour afficher les heures de travail standard dans le calendrier du professionnel.

Mis à jour le 30 décembre 2021