🎞️ Visionnez le tutoriel vidéo : Communications aux patients en lien avec leurs rendez-vous

Par défaut, un rappel automatique est configuré pour tous les types de rendez-vous. Les rappels sont envoyés aux patients 1 jour avant le rendez-vous. Vous pouvez personnaliser chaque type de rendez-vous pour envoyer un rappel automatique à un jour précis et une heure précise, avec ou sans Qnaire. Vous pouvez également ajouter ou modifier les rappels de rendez-vous individuels (consultez la rubrique Gérer les rappels de rendez-vous pour un seul rendez-vous).

Les rappels ne sont envoyés que si le statut d’un rendez-vous est Confirmé, Réservé, Reporté ou Action requise. Ils peuvent être envoyés avant ou après un rendez-vous.

Pour chaque type de rendez-vous, vous pouvez :

Ajouter un commentaire supplémentaire personnalisé pour le rappel de ce type de rendez-vous spécifique. Celui-ci s’affiche dans les Commentaires supplémentaires.

📌 Remarque : Vous pouvez aussi personnaliser le message de l'avis de rappel (consultez la rubrique Personnaliser les gabarits d'avis).
Personnaliser le moment et la fréquence d’envoi des rappels.
Ajouter des Qnaires aux rappels de prévisite et de post-visite.

📌 Remarque : Pendant le processus de prise de rendez-vous, le personnel de première ligne peut modifier manuellement ces rappels si nécessaire. Consultez la rubrique Gérer les rappels de rendez-vous pour un seul rendez-vous.

Étapes

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Planification > Types de rendez-vous.

2. Cliquez sur le type de rendez-vous pour le modifier. Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Créer et modifier des types de rendez-vous. La fenêtre Modifier le type de rendez-vous s’affiche.

3. Cliquez sur l’onglet Rappel. La liste des rappels actuels pour le type de rendez-vous s’affiche.

💡 Astuce : Si un patient a plusieurs rendez-vous le même jour, vous pouvez empêcher l’envoi de plusieurs confirmations à la fois en désactivant l'avis de rendez-vous par défaut pour les types de rendez-vous souhaités. Pour ce faire, décochez la case Envoyer l'avis de confirmation de rendez-vous. Cela s'applique aux avis de rendez-vous par défaut qui s'affichent dans la fenêtre Confirmer les avis lorsque vous prenez ou annulez un rendez-vous. Cela ne s’applique pas aux rappels que vous avez configurés pour vos types de rendez-vous.

4. Effectuez l’une des actions suivantes :

Pour modifier un rappel, cliquez sur l’icône d’engrenage. La fenêtre Modifier le rappel s’affiche.
Pour ajouter un nouveau rappel (par exemple, si vous voulez qu’un deuxième rappel soit envoyé quelques heures avant le rendez-vous), cliquez sur Nouveau rappel. La fenêtre Nouveau rappel s’ouvre.

5. Utilisez le tableau suivant pour personnaliser le rappel de rendez-vous.

Champ	Description
Nom	Saisissez un nom de rappel qui le différencie des autres rappels pour ce type de rendez-vous. Si la langue française est activée dans votre DCS, vous pouvez inclure un message de rappel en français et en anglais. Dans les Paramètres, le nom du rappel de rendez-vous s'affiche dans la langue que vous utilisez dans le DCS. 📌 Remarque : Ce nom n’est pas visible pour les patients.
Message	Pour ajouter un message personnalisé à l’avis de rappel (par exemple, des directives de préparation), saisissez le message ici. Ce message s’affiche dans la zone Commentaires supplémentaires du message que les patients reçoivent par SMS ou par courriel. Si la langue française est activée dans votre DCS, vous pouvez écrire le message de rappel en français et en anglais. Les patients reçoivent ce message dans leur langue primaire ou seconde ou, si aucune langue n'est configurée, dans la langue par défaut du compte.
Qnaire	Pour ajouter des Qnaires au rappel, cliquez sur Aucun Qnaire sélectionné. Recherchez et sélectionnez les Qnaires dans la liste. 📌 Remarque : Si le rappel n'est pas envoyé, les Qnaires de prévisite sont ajoutés à la visite et peuvent être remplis avec le patient pendant la consultation.
Quand?	Dans la liste, sélectionnez le moment où le rappel doit être envoyé (par rapport au rendez-vous). Par exemple, 1 jour avant.
Heure	Sélectionnez l’heure à laquelle le rappel doit être envoyé.

6. Pour personnaliser le texte du message principal, accédez aux paramètres d’Avis, sélectionnez un Type de rendez-vous, puis modifiez les messages du Rappel de rendez-vous. Consultez la rubrique Personnaliser les gabarits d'avis.

7. Cliquez sur Enregistrer.

Mis à jour le 3 octobre 2024