Créer et modifier des types de rendez-vous

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Créer des types de rendez-vous dans le DCS
Aperçu des types de rendez-vous et des raisons de consultation pour la réservation en ligne

Le Dossier Collaboratif Santé (DSC) de TELUS est livré prêt à l’emploi avec les types de rendez-vous suivants :

Rendez-vous téléphonique
Consultation
Rendez-vous de suivi

Au cours de la mise en œuvre, certains des types de rendez-vous que vous avez demandés peuvent également être ajoutés. Toutefois, vous pouvez modifier ces types de rendez-vous ou en ajouter si nécessaire.

Si la langue française est activée dans votre DCS, vous pouvez créer et modifier le nom des types de rendez-vous et les descriptions courtes et longues en anglais et en français. Une fois configurés, les types de rendez-vous s'affichent dans la langue configurée de votre compte pour l'ensemble du DCS. Si le contenu n'est pas disponible dans votre langue, il s'affiche automatiquement dans l'autre langue.

Les patients peuvent également consulter les types de rendez-vous et les descriptions dans leur langue préférée lors de la prise de rendez-vous dans le Portail des patients ou DCS Connect. Si le contenu n'est pas disponible dans la langue sélectionnée, le système l'affiche par défaut dans la langue disponible.

💡 Astuce : Si vous n'utilisez plus un type de rendez-vous, vous pouvez l'archiver. Pour plus de renseignements, consultez Archiver un type de rendez-vous.

Étapes

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Planification > Types de rendez-vous.

Une liste des types de rendez-vous actifs de votre clinique s’affiche.

2. Pour modifier un type de rendez-vous, cliquez dessus. Ou, pour créer un nouveau type de rendez-vous, cliquez sur Ajouter.

💡 Astuce : Pour copier un type de rendez-vous existant, cliquez sur l'icône de copie à côté du type de rendez-vous que vous voulez copier. Le type de rendez-vous copié s'affiche au bas de la liste. Le suffixe copy y est ajouté et toutes les données sont dupliquées pour ce nouveau type de rendez-vous.

La fenêtre Modifier le type de rendez-vous ou Nouveau type de rendez-vous s’ouvre.

3. Dans l’onglet Général, définissez les propriétés du type de rendez-vous à l'aide du tableau ci-dessous.

Champ	Description
Nom	Saisissez le nom du type de rendez-vous. 📌 Remarque : Si vous utilisez DCS Connect et que le nom du type de rendez-vous contient les mots téléphone ou virtuel, l'adresse de l'emplacement est masquée et une icône représentant un rendez-vous virtuel ou par téléphone s'affiche à côté du rendez-vous dans la section Rendez-vous de DCS Connect. 💡 Astuce : Si ce type de rendez-vous est disponible pour la réservation en ligne, assurez-vous que le nom est facile à comprendre pour les patients.
Description courte	Saisissez une description courte à afficher lorsque le patient est invité à sélectionner un type de rendez-vous lors de la réservation en ligne. Consultez la rubrique Ajouter des descriptions de type de rendez-vous pour la réservation en ligne.
Description longue	Saisissez une description plus détaillée à afficher lorsque le patient est invité à sélectionner un type de rendez-vous lors de la réservation en ligne et qu'il clique sur l'icône i. Consultez la rubrique Ajouter des descriptions de type de rendez-vous pour la réservation en ligne.
Icône	Sélectionnez une icône pour représenter le type de rendez-vous. Cette icône figure à côté du type de rendez-vous dans la liste des rendez-vous et sur le site de réservation en ligne. Consultez la rubrique Personnaliser les icônes des types de rendez-vous.
Couleur	Sélectionnez la couleur de ces rendez-vous dans l'horaire. 💡 Astuce : Pour faciliter la visualisation, utilisez des couleurs différentes pour les différents types ou catégories de rendez-vous.
Durée	Sélectionnez la durée du rendez-vous par défaut (en minutes). 📌 Remarque : Lorsque vous réservez ou approuvez ces rendez-vous, vous pouvez modifier la durée du rendez-vous si nécessaire.
Statut par défaut interne	Sélectionnez le statut de rendez-vous par défaut lorsque ces rendez-vous sont réservés à l’interne par le personnel de votre clinique. Les choix les plus courants sont Confirmé ou Réservé. 📌 Remarque : Si le statut par défaut est Réservé, le courriel de confirmation de rendez-vous envoyé au patient indique qu'il doit confirmer le rendez-vous.
Afficher l’emplacement sur la lettre de rendez-vous	Détermine si les patients voient l’adresse de la clinique et une carte sur les avis qu’ils reçoivent concernant ce type de rendez-vous (par exemple, sur les confirmations de rendez-vous). Sélectionnez l’une des options suivantes : Par défaut : Paramètre par défaut pour l'ensemble de votre clinique Activer : Affiche les renseignements sur l’adresse de la clinique Désactiver : N’affiche pas les renseignements relatifs à l’adresse de la clinique (par exemple, pour les visites virtuelles). Consultez la rubrique Afficher l'adresse et la carte de votre clinique sur les avis de rendez-vous.
Attribution automatique de l’heure du rendez-vous	Activer cette option pour que le site de réservation en ligne attribue automatiquement aux patients la date et l’heure du prochain rendez-vous disponible (pour ce type de rendez-vous) lors de la réservation. C’est pratique si vous voulez voir ces patients le plus rapidement possible, car les cases de rendez-vous antérieurs doivent être remplies avant que les patients puissent réserver les rendez-vous ultérieurs. Consultez la rubrique Attribuer automatiquement des heures de rendez-vous lorsque les patients prennent eux-mêmes leurs rendez-vous. Sélectionnez Désactiver si vous souhaitez que les patients sélectionnent une date et une heure de rendez-vous disponibles dans un calendrier. 📌 Remarque : Cette opération est différente du cumul de rendez-vous, qui est un paramètre des heures de planification permettant aux patients de sélectionner une date; le système attribue la prochaine heure de rendez-vous disponible.
Attribution automatique d’une phase du flux de travail	Si vous utilisez les Parcours de patient, vous pouvez automatiquement déplacer le patient à une phase du flux de travail déterminée pour ce type de rendez-vous. Par exemple : 15 minutes avant l'heure du rendez-vous, le patient peut être déplacé dans les parcours et dans la phase de pré-visite. Pour activer cette option : Faites basculer le bouton pour qu'il devienne bleu. Sélectionnez la Transition appropriée dans la liste pour faire passer un patient à cette phase du flux de travail. Sous Moment du déplacement, sélectionnez le moment où le patient doit être transféré dans le parcours : Immédiatement (dès que le rendez-vous est pris), ou à un moment donné avant le rendez-vous. 📌 Remarques : Si vous n'activez pas l'Attribution automatique d'une phase du flux de travail d'un type de rendez-vous virtuel, la phase par défaut sera attribuée au patient au moment de la connexion à sa visite virtuelle (consultez la rubrique Configurer des transitions pour vos Parcours de patient). Si votre clinique effectue la migration de données provenant d’un autre système, ne configurez pas la fonctionnalité Attribution automatique d'une phase du flux de travail tant que la migration n’est pas terminée.

4. Dans l’onglet Réservation en ligne, définissez les propriétés de la réservation en ligne du type de rendez-vous à l'aide du tableau ci-dessous.

Champ	Description
Types de patients qui sont autorisés à prendre des rendez-vous	Si ce type de rendez-vous est disponible pour la réservation en ligne, sélectionnez si les Nouveaux patients (non-inscrits) et/ou les Patients actuels peuvent réserver ces types de rendez-vous. Par exemple, seuls les patients actuels peuvent prendre un rendez-vous de suivi. 📌 Remarques : Si vous ne voulez pas autoriser les patients non-inscrits à s'inscrire en ligne en tant que nouveaux patients, désélectionnez toujours la case Nouveaux patients. Si vous ne voulez pas que ce type de rendez-vous soit disponible pour la réservation en ligne, désélectionnez les deux cases Nouveaux patients et Patients actuels. Consultez la rubrique Permettre aux patients nouveaux et actuels de réserver eux-mêmes un type de rendez-vous. Pour appliquer des conditions à un type de rendez-vous afin que les patients puissent réserver en ligne ce type de rendez-vous si certaines conditions sont respectées, sélectionnez Seulement inclure les patients selon les conditions définies ci-dessous, puis sélectionnez + Ajouter une condition pour ajouter des conditions. Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Appliquer des conditions aux types de rendez-vous.
Préavis minimal de prise de rendez-vous	Si ce type de rendez-vous est disponible pour la réservation en ligne, sélectionnez le préavis minimal dont votre clinique a besoin pour que les patients puissent réserver les rendez-vous en ligne. Consultez la rubrique Fixer combien de temps à l’avance les patients peuvent réserver certains types de rendez-vous par l’intermédiaire de la réservation en ligne.
Préavis maximal de prise de rendez-vous	Si ce type de rendez-vous est disponible pour la réservation en ligne, sélectionnez dans la liste combien de temps à l’avance les patients peuvent prendre les rendez-vous en ligne. Consultez la rubrique Fixer combien de temps à l’avance les patients peuvent réserver certains types de rendez-vous par l’intermédiaire de la réservation en ligne.
Statut par défaut du patient	Sélectionnez le statut de rendez-vous par défaut qui s’affiche dans l’horaire du DSC lorsque les patients réservent ce type de rendez-vous en ligne. Si ce type de rendez-vous est disponible pour la réservation en ligne et que vous voulez revoir les rendez-vous en ligne avant qu’ils soient officiellement réservés, sélectionnez Demandé. Consultez la rubrique Définir les types de rendez-vous qui nécessitent une approbation lors de la réservation en ligne.
Ce rendez-vous peut être réservé avec	Si ce type de rendez-vous est disponible pour la réservation en ligne, vous pouvez définir avec quels professionnels les patients peuvent prendre rendez-vous. Vous pouvez permettre aux patients de ne prendre rendez-vous qu’auprès de leur professionnel traitant, ou permettre aux patients de prendre rendez-vous auprès de tout professionnel disponible offrant ce type de rendez-vous. Indiquez si le patient peut prendre ce type de rendez-vous avec : Tout professionnel qui offre ce rendez-vous : Le patient peut demander un rendez-vous à tout professionnel qui a ce type de rendez-vous configuré dans son horaire. Un professionnel au choix du patient : Invite le patient à sélectionner un professionnel avant de sélectionner une heure de rendez-vous. Le patient peut ensuite choisir une heure de rendez-vous disponible avec le professionnel sélectionné. 💡Astuce : Si vous sélectionnez cette option, les biographies et les langues parlées des professionnels sont présentées aux patients dans la réservation en ligne. Le professionnel traitant du patient ou : Le patient peut sélectionner une heure de rendez-vous disponible uniquement avec son professionnel traitant. Cliquez sur Aucun autre professionnel sélectionné si vous voulez que les patients puissent faire un choix parmi d’autres professionnels pour le type de rendez-vous. 📌 Remarque : Ce champ est grisé si vous permettez aux Nouveaux patients de réserver des rendez-vous en ligne. Consultez la rubrique Configurer les professionnels avec lesquels les patients peuvent réserver en ligne certains types de rendez-vous.
Recherche du professionnel à l’étape d’inscription du patient	Si ce type de rendez-vous est disponible pour la réservation en ligne, lorsque vous êtes invité à revoir ou à ajouter leurs renseignements démographiques, vous pouvez décider si les patients peuvent rechercher et sélectionner leur professionnel traitant. Pour activer le champ de recherche, faites basculer le bouton pour qu'il devienne bleu. Pour rendre ce champ obligatoire à remplir par le patient, cochez la case Vous devez sélectionner un professionnel. 💡 Astuce : Pour que seuls certains professionnels s'affichent dans la fenêtre de recherche de professionnels traitants, cliquez sur Tous les professionnels sélectionnés, puis sélectionnez les professionnels. Consultez la rubrique Permettre aux patients de confirmer leur professionnel traitant lors de la prise de rendez-vous.
Attribution automatique de l’heure du rendez-vous	Pour que le site de réservation en ligne attribue automatiquement aux patients la date et l’heure du prochain rendez-vous disponible (pour ce type de rendez-vous) lorsque les patients réservent eux-mêmes ce type de rendez-vous, faites basculer le bouton pour qu'il devienne bleu. C’est pratique si vous voulez voir ces patients le plus rapidement possible, car les cases de rendez-vous antérieurs doivent être remplies avant que les patients puissent réserver les rendez-vous ultérieurs. Consultez la rubrique Attribuer automatiquement des heures de rendez-vous lorsque les patients prennent eux-mêmes leurs rendez-vous. Si vous voulez que les patients sélectionnent une date et une heure de rendez-vous dans le calendrier, faites basculer le bouton pour qu'il devienne gris. 📌 Remarque : Cette opération est différente du cumul de rendez-vous, qui est un paramètre des heures de planification permettant aux patients de sélectionner une date ; le système attribue la prochaine heure de rendez-vous disponible.
Paiement anticipé de la réservation en ligne	Si vous utilisez DCS Connect et que vous disposez d'une intégration à Stripe, vous pouvez exiger que les patients paient des frais en ligne avant de réserver un rendez-vous via l'application DCS Connect. Pour activer cette option, faites basculer le bouton pour qu'il devienne bleu. Dans la liste Produit, sélectionnez le produit que vous voulez facturer pour ce type de rendez-vous. Consultez la rubrique Facturer des frais de rendez-vous lors de la réservation en ligne.

5. Pour joindre des questionnaires de prévisite au type de rendez-vous, cliquez sur l’onglet Qnaires de prévisite, puis sur + Qnaire. Consultez la rubrique Joindre des Qnaires de prévisite aux types de rendez-vous.

6. Pour personnaliser le moment où les rappels sont envoyés pour ce type de rendez-vous et pour ajouter des commentaires supplémentaires aux messages de rappel, cliquez sur l’onglet Rappels, puis ajoutez ou modifiez les rappels. Consultez Personnaliser les rappels de rendez-vous pour un type de rendez-vous.

📌 Remarque : Pour chaque type de rendez-vous, vous pouvez personnaliser le texte du message pour tous les courriels et SMS liés à ces rendez-vous. Cela s’applique aux messages de rappel, de confirmation, de modification et de rejet de rendez-vous. Consultez la rubrique Personnaliser les gabarits d'avis.

7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Mis à jour le 16 mai 2025