🎞️ Visionnez le tutoriel vidéo : Communications aux patients en lien avec leurs rendez-vous (anglais seulement)
Il existe 5 types d'avis : Rendez-vous, Envoyer Qnaire, Consultation, Portail et Parcours (visites virtuelles). Si votre clinique utilise DCS Connect, il y a aussi un avis Facturation (nouvelle facture). Ces avis sont préalablement configurés avec du texte par défaut et des variables pour les courriels et les SMS, mais vous pouvez les personnaliser. Si vous avez activé la version française dans votre DCS, vous pouvez personnaliser les avis en français et en anglais.
Vous pouvez personnaliser les avis et les rappels de rendez-vous pour tous les types de rendez-vous (Général) ou par type de rendez-vous précis. Par exemple, dans le gabarit d'avis général Confirmation de rendez-vous, vous pouvez inclure des renseignements concernant le stationnement. Dans le gabarit Rappel de rendez-vous pour un type de rendez-vous avec un nouveau patient, vous pouvez inclure ce que le patient doit apporter à son rendez-vous, comme une liste de ses médicaments actuels.
Vous pouvez personnaliser les gabarits d'avis pour les courriels et les SMS séparément. Lorsque la communication est envoyée, elle est transmise selon le mode de communication préféré du patient.
⚠️ Important : Certains fournisseurs de services de télécommunications peuvent filtrer les messages SMS en fonction de leur contenu, et le patient ne recevra pas l'avis. Par exemple, un fournisseur de services de télécommunications ne peut pas envoyer un message SMS contenant des mots liés aux drogues (p. ex., cannabis) ou faisant référence à un médicament délivré sur ordonnance (p. ex., Ozempic). Si les patients ne reçoivent pas d'avis par SMS, vérifiez le contenu du message et apportez les modifications nécessaires pour qu'il ne soit pas filtré par le fournisseur de services de télécommunications.
Type d'avis | Description |
Rendez-vous
(sauf Rappel de rendez-vous et Rappel après rendez-vous) | Les avis Rendez-vous sont déclenchés par le statut du rendez-vous. Par exemple, lorsque le rendez-vous est créé pour la première fois et que le statut est Confirmé, l'avis Confirmation de rendez-vous est déclenché. Ensuite, si le statut du rendez-vous change à Annulé, l'avis Annulation du rendez-vous est déclenché.
Par défaut, les avis de Rendez-vous affichent les Renseignements sur l'emplacement et les Actions du patient.
Le même texte par défaut est utilisé pour la réservation en ligne. Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Personnaliser les avis de rendez-vous que voient les patients lorsqu’ils prennent rendez-vous sur le site de réservation. |
Rendez-vous : Rappel de rendez-vous et Rappel après rendez-vous | Par défaut, chaque type de rendez-vous a un rappel de rendez-vous 1 jour avant. Vous pouvez en planifier d'autres au besoin, avant et après la visite. Chaque rappel planifié utilise le gabarit d'avis Rappel de rendez-vous ou le gabarit d'avis Rappel après rendez-vous.
De plus, vous pouvez créer un message unique de Rappel pour chaque rappel planifié. Ceci est configuré dans le Type de rendez-vous et non dans l'avis de rendez-vous. Le message de Rappel est inclus dans le gabarit d'avis Rappel de rendez-vous en utilisant la variable Message de rappel.
💡 Astuce : Vous pouvez également désactiver l'avis de rendez-vous par défaut pour certains types de rendez-vous. Cela permet d'éviter d'envoyer plusieurs confirmations à un patient qui a plusieurs rendez-vous le même jour.
Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Personnaliser les rappels de rendez-vous pour un type de rendez-vous. |
Envoyer Qnaire | Le message par défaut qui est envoyé quand vous planifiez ou vous envoyez un Qnaire manuellement. Un lien vers Démarrer le Qnaire et une Liste de Qnaires sont inclus par défaut. |
Consultation | Le message par défaut qui est envoyé aux patients lorsqu'ils sont référés à votre clinique, les informant du statut de leur demande de consultation.
Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Personnaliser les avis de consultation des patients. |
Portail | L'avis que le patient reçoit l'informant qu'il a un nouveau message sur son portail.
Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Envoyer des messages aux patients via le portail des patients.
Les variables Mot de passe à usage unique et Bouton de lecture de message sont incluses par défaut et permettent au patient d'accéder à votre message. ⚠️Important : Ne supprimez pas ces variables. |
Parcours de patient | L'Invitation à la visite virtuelle est envoyée cinq minutes avant le rendez-vous de la visite virtuelle et comprend les variables Instructions de la visite virtuelle et Actions de la visite virtuelle par défaut.
⚠️ Important : Ne supprimez pas Actions de la visite virtuelle sinon le patient ne pourra pas accéder à son rendez-vous. |
💡 Astuce : Lors de la configuration des gabarits d'avis, vous pouvez copier et coller du texte d'un avis à un autre, ou d'un document en dehors du DCS. En revanche, vous ne pouvez pas copier et coller les variables; si vous le faites, les liens seront rompus et la variable n'extraira pas de renseignements.
Étapes
1. Dans le menu principal, sélectionnez Paramètres > Avis. Par défaut, les avis pour les Patients sont affichés.
💡 Astuce :Pour plus de renseignements sur la configuration des avis pour les professionnels, consultez la rubrique Aviser automatiquement les professionnels des changements d’horaire.
2. Pour configurer un avis pour tous les types de rendez-vous, assurez-vous que le Type de rendez-vous est défini sur Général, puis cliquez sur Par défaut pour Modifier le courriel ou Modifier le SMS. (Si l'avis est déjà personnalisé, cliquez sur Personnalisé.)
3. Pour configurer un avis pour un type de rendez-vous spécifique, cliquez sur Général et sélectionnez le type de rendez-vous dans la liste. Cliquez ensuite sur Identique à Général pour Modifier le courriel ou Modifier le SMS. (Si l'avis est déjà personnalisé, cliquez sur Personnalisé.)
4. En fonction de votre sélection, la fenêtre Modifier l'avis par courriel ou Modifier l'avis par SMS s'affiche, indiquant le texte par défaut de l'avis en question (p. ex., Confirmation de rendez-vous, Modification de rendez-vous, etc.).
📌 Remarque : Si votre clinique a activé le français, les avis par défaut en anglais et en français sont affichés.
5. Cliquez dans le champ Message pour apporter des modifications au corps du message. Pour les courriels, vous pouvez également modifier le Titre du courriel (objet).
💡 Astuces :
Pour supprimer une variable, cliquez sur la variable et appuyez sur Retour arrière {effac}.
Pour les courriels, utilisez la barre de formatage en haut (p. ex., gras, italique, liste à puces, ajout d'hyperliens, etc.).
Pour les SMS, vous pouvez ajouter un hyperlien en saisissant l'URL et en appuyant sur Entrée {Ret}.
6. Pour ajouter des variables, cliquez sur le bouton Variables au-dessus du message et sélectionnez une variable dans la liste. Pour plus de renseignements sur les variables disponibles et leurs actions, consultez la rubrique Variables pour les gabarits d'avis.
7. Pour les avis par courriel, cliquez sur Aperçu pour voir comment le message s'affichera lorsqu'il sera envoyé au patient.
📌 Remarque : Pour les cliniques qui ont activé la version française, cliquez sur la flèche vers le bas pour sélectionner la langue à prévisualiser.
8. Pour annuler vos modifications et revenir à l'avis par défaut, cliquez sur Réinitialiser les valeurs par défaut. Ou, si l'avis concerne un type de rendez-vous précis, cliquez sur Réinitialiser à Général.
💡 Astuce : Si vous avez personnalisé les avis en français et en anglais et que vous voulez réinitialiser les deux versions à leur valeur par défaut, cliquez sur Supprimer les textes personnalisés.
9. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé d'apporter vos modifications. Dans la fenêtre Avis, la mention Personnalisé s’affiche à côté de l’avis que vous venez de configurer.
Mis à jour le 22 avril 2024