Vous pouvez facilement fractionner des fichiers PDF et des fichiers d'images (PNG, JPEG/JPG, TIFF/TIF) non attribués directement à partir de la Boîte de réception. Pour ce faire, vous devez préciser l'attribution de chaque page ou groupe de pages à chaque patient. Vous pouvez également supprimer des pages.
À titre d'exemple, vous pouvez diviser un rapport d'hôpital faisant référence à plusieurs patients en plusieurs documents distincts et les enregistrer dans les dossiers individuels de ces patients. Vous pouvez attribuer les pages 1 à 3 et 5 à un patient et la page 4 à un autre patient, le tout via un flux de travail simplifié.
📌Remarque : Pour fractionner des documents déjà classés dans la section Fichiers du patient d'un dossier, lorsque vous téléversez manuellement un document pour un patient, par exemple, utilisez l'éditeur de PDF intégré. Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Fractionner le document d'un patient.
Étapes
1. De votre Boîte de réception, trouvez et ouvrez un document PDF non attribué et, dans le coin supérieur droit de la fenêtre, cliquez sur l'icône de loupe rouge.
2. À la fenêtre suivante, cliquez sur Fractionner le document.
La fenêtre Fractionner le document sʼaffiche à lʼécran.
3. Dans le champ de recherche, saisissez le nom ou d'autres renseignements sur le premier patient.
a. Si ce patient n'existe pas dans votre base de données, cliquez sur l'icône de création d'un nouveau patient, saisissez les renseignements personnels du patient, puis cliquez sur Enregistrer.
b. Si le patient existe dans votre base de données, sélectionnez-le, puis cliquez sur Suivant.
La fenêtre Patient (1) s'affiche à l'écran.
4. Dans le champ Pages, indiquez les pages ou la plage de pages du document que vous souhaitez attribuer au patient.
📌Remarque : Pour saisir les numéros de pages ou groupes de pages, vous pouvez utiliser des virgules, des tirets, des points-virgules ou encore combiner ces signes de ponctuation :
Pour sélectionner des pages précises, utilisez des virgules. Exemple : 1,3,5 génère un nouveau document contenant les pages 1, 3 et 5.
Pour sélectionner une plage de pages, utilisez des tirets. Exemple : 1-5 génère un nouveau document contenant les pages 1, 2, 3, 4 et 5.
Pour fractionner des pages en plusieurs documents, utilisez des points-virgules. Exemple : 1-3;4-5 génère deux documents, l'un contenant les pages 1, 2 et 3, l'autre contenant les pages 4 et 5.
Exemple : 1,3-5;6;7,9 fractionne un document en trois. Le premier document inclut la page 1 et les pages 3 à 5. Le second document inclut la page 6 et le troisième document inclut les pages 7 et 9.
5. Pour attribuer dʼautres pages à un autre patient, cliquez sur + Un autre patient, recherchez le patient, cliquez sur Suivant et saisissez les numéros de page du document à attribuer au second patient dans le champ Pages.
📌Remarque : Si vous sélectionnez le mauvais patient, cliquez sur Remplacer le patient, recherchez et ajoutez un autre patient ou cliquez sur Annuler et confirmez votre sélection en cliquant sur Supprimer.
6. Reprenez ces étapes pour attribuer d'autres parties du document à d'autres patients.
7. Une fois tous les documents attribués aux patients correspondants, cliquez sur Suivant. Une fenêtre de Confirmation s'affiche.
📌Remarques :
Si vous nʼavez pas inclus certaines pages, un avertissement Pages non attribuées sʼaffichera, indiquant les numéros de pages correspondants.
Si vous attribuez la même page à plus dʼun patient, un avertissement de Chevauchement dʼétendue de pages détecté sʼaffichera.
8. Pour déplacer automatiquement le document original de votre boîte de réception à la liste de vos éléments terminés, sélectionnez la case Marquer le fichier initial comme terminé après le fractionnement.
9. Cliquez sur Séparer.
Une fenêtre multi-documents sʼaffiche. Les nouveaux documents y sont affichés sous plusieurs onglets intitulés Sans titre 1, Sans titre 2, etc.
10. Pour mettre à jour ou ajouter des informations à chaque document, cliquez sur lʼonglet Sans titre de votre choix et mettez à jour les champs du fichier. Vous pouvez, par exemple, mettre à jour les champs Nom du fichier et Propriétaire. Pour obtenir la description des champs de fichier, consultez lʼarticle Mettre à jour des fichiers à partir de la boîte de réception.
11. Vous pouvez aussi modifier les documents, en y ajoutant des annotations, par exemple. Selon le type de document, vous pourriez vouloir le commenter, le marquer comme révisé, le partager avec un autre utilisateur, etc. Consultez lʼarticle Consulter et gérer des items de la boîte de réception.
12. Cliquez sur Enregistrer ou, pour supprimer le document de la fenêtre, cliquez sur Enregistrer et suivant, puis passez à la mise à jour du document suivant.
💡Astuce : Pour accéder à dʼautres parties du DCS pendant la mise à jour de la fenêtre multi-documents, cliquez sur lʼicône <0>Réduire. Pour accéder au document de nʼimporte où dans le DCS, cliquez sur le gadget logiciel Fichiers fractionnés située en bas de nʼimporte quelle fenêtre du DCS. Un cercle rouge avec un chiffre indique le nombre de documents sur lesquels vous travaillez actuellement.
13. À lʼouverture du fichier fractionné, une bannière verte sʼaffiche, indiquant que le fichier a été fractionné et attribué à plusieurs patients, à quelle date et par qui. Cliquez sur Voir lʼhistorique pour plus dʼinformations sur lʼHistorique des fractionnements de fichiers, y compris les patients auxquels les documents ont été attribués.
Créé le 17 juin 2024