📌 Remarque : Les fonctionnalités optimisées par l'IA du DCS sont soumises à des frais mensuels liés à l'utilisation. Communiquez avec l'équipe des ventes de TELUS Santé pour obtenir plus de renseignements (consultez la rubrique Communiquer avec nous).
Grâce à la fonction d'automatisation intelligente du DCS, gérer des documents est maintenant plus efficace. Lorsque vous recevez une télécopie ou téléversez un document dans votre boîte de réception, le système essaie de l'associer automatiquement à un patient dans le DCS. Vous n'avez pas besoin de faire une recherche manuelle. Pour plus de renseignements sur la manière dont le DCS établit cette correspondance et dont la cote de confiance est distribuée, consultez la rubrique Fonctionnalité DCS fondée sur l'IA : Correspondance des patients aux documents entrants.
Par exemple, prenons un rapport d'hôpital qui contient plus d'un patient. Le système tente de faire correspondre les pages aux dossiers des patients du DCS et de diviser automatiquement le document. Cela évite une opération manuelle.
Si le système ne parvient pas à faire correspondre le document ou des sections de celui-ci aux patients de votre base de données, le système tente de créer un nouveau patient.
Une fois que le DCS a traité le document, vous devez passer en revue les patients pour lesquels une correspondance a été établie et les groupes de pages correspondants pour vous assurer de l'exactitude des opérations. La revue inclut la vérification des détails du patient, l'ajustement de la répartition des pages et l'ajout de toute information nécessaire dans le cas de nouveaux patients.
Si le document concerne plus d'un patient, une fois le document divisé, vous pouvez mettre à jour les informations de chaque document fractionné (p. ex. les Notes+ de noms de fichiers) et apporter des modifications (p. ex. ajout d'annotations ou de commentaires).
De plus, le système analyse le contenu du document pour suggérer des noms de fichier appropriés et détecter les éventuels propriétaires des documents. Il compare les noms trouvés dans les documents à la liste d'utilisateurs de votre clinique. En cas de correspondance, le propriétaire potentiel s'affiche au début de la liste comme suggestion.
Étapes
1. Dans votre boîte de réception, ouvrez la télécopie ou le document téléversé.
2. Une fois que le DCS a traité le document, la bannière PDF affiche le bouton Correspondre au patient.
📌Remarque : Le DCS peut prendre un certain temps pour traiter les documents et détecter les patients, en particulier dans le cas de fichiers volumineux. L'indication de traitement en cours s'affiche dans la bannière PDF. Fermez le document et revenez plus tard.
Vous pouvez également cliquer sur l'icône de loupe dans la bannière PDF pour rechercher manuellement le patient ou créer un nouveau patient. Si le document comprend plus de 50 pages, une bannière s'affiche indiquant que vous devez rechercher le patient manuellement.
3. Sélectionnez Correspondre au patient.
📌Remarque : Les patients archivés ne sont pas inclus dans la liste de correspondance des patients.
La fenêtre Patients correspondants s'affiche. Si plus d'un patient est référencé dans le document, le système indique le nombre de patients détectés et les fait correspondre avec les pages du document les concernant.
Lorsqu'un patient détecté dans le document se trouve également dans la base de données de votre DCS, passez en revue chacun de ses détails (nom, identification, sexe, date de naissance) et assurez-vous de sélectionner le bon patient.
Si un patient est absent de la base de données de votre DCS, une bannière Nouveau patient détecté s'affiche à côté du nom du patient. Cliquez sur Créer un nouveau dossier patient.
Le DCS tente de remplir automatiquement les champs de la fenêtre Nouveau patient. On le reconnaît aux encadrés violets. Si un champ ne peut pas être rempli automatiquement, il reste vide.
a. Assurez-vous que les informations automatiquement remplies sont correctes et, si nécessaire, corrigez-les.
📌Remarque : La modification des champs préremplis supprime l'encadré violet.
💡 Astuce : Pour vérifier que les informations préremplies sont exactes, survolez chaque icône violette pour afficher la page du PDF source.
b. Saisissez les données démographiques supplémentaires des patients, y compris tous les champs obligatoires qui n'ont pas été préremplis.
c. Pour supprimer toutes les informations préremplies, cliquez sur Effacer les données préremplies en bas à gauche de la fenêtre.
d. Cliquez sur Enregistrer.
📌Remarque : Rien ne vous oblige à sélectionner un patient suggéré, surtout si la cote de confiance est faible. Pour rechercher le bon patient, vous pouvez cliquer sur Remplacer le patient ou sur l'icône de recherche en haut à droite de la fenêtre.
Pour supprimer un patient, cliquez sur Annuler et confirmez cette action.
4. Vérifiez que les pages indiquées à côté des noms des patients sont correctes en examinant le document téléchargé. Pour modifier les pages assignées à chaque patient, à côté de Pages, ajustez les pages ou le groupe de pages du document à attribuer au patient.
📌Remarque : Pour saisir les numéros de pages ou groupes de pages, vous pouvez utiliser des virgules, des tirets, des points-virgules ou encore combiner ces signes de ponctuation :
Pour sélectionner des pages précises, utilisez des virgules. Par exemple : 1,3,5 génère un nouveau document contenant les pages 1, 3 et 5.
Pour sélectionner un groupe de pages, utilisez des tirets. Exemple : 1-5 génère un nouveau document contenant les pages 1, 2, 3, 4 et 5.
Pour fractionner un document en plusieurs, utilisez des points-virgules. Par exemple, 1-3;4-5 génère deux documents, l'un contenant les pages 1, 2 et 3, l'autre contenant les pages 4 et 5.
Par exemple : 1,3-5; 6; 7,9 fractionne un document en trois. Le premier document inclut la page 1 et les pages 3 à 5. Le second document inclut la page 6 et le troisième document inclut les pages 7 et 9.
5. Si le système n'a détecté aucun patient dans le document, cliquez sur +Un autre patient, recherchez le patient, cliquez sur Suivant et saisissez les numéros de page du document à attribuer au second patient dans le champ Pages.
6. Si votre document ne concerne qu'un seul patient, cliquez sur Joindre. Une bannière verte s'affiche, indiquant que le document est joint au dossier du patient.
7. Pour mettre à jour le document, cliquez sur Info du document et mettez à jour les champs de fichier. Pour obtenir la description des champs de fichier, consultez la rubrique Mettre à jour des fichiers à partir de la boîte de réception.
📌 Remarques :
Cliquez sur le champ Propriétaire pour voir si le système a trouvé une correspondance. Le cas échéant, la meilleure correspondance est affichée au début de la liste.
Si le système a trouvé des noms potentiels, mais n'a pas réussi à les faire correspondre, ils s'affichent en bas de la liste. Par exemple, si le document mentionne le <Dr. Jean Test>, mais que votre système comprend un <Dr. Jeannot Test>.
Si la correspondance n'est pas bonne, vous pouvez faire une recherche manuelle d'une correspondance et la sélectionner dans la liste.
Le système suggère des noms de fichier pour le champ Nom du fichier en fonction du contenu du document. Ces suggestions s'affichent au début de la liste avec une icône d'IA. Si un nom de fichier suggéré correspond à un nom de fichier de patient configuré dans votre système, la suggestion ne figure qu'une seule fois dans la liste et est dotée de l'icône d'IA.
Si vous sélectionnez cette suggestion, toutes les balises associées au nom de fichier de patient configuré correspondant sont automatiquement appliquées. La recherche de correspondances n'est pas sensible à la casse de sorte que les termes « Rapport de laboratoire » et « rapport de laboratoire » sont traités comme identiques.
Si votre document concerne plus d'un patient, cliquez sur Suivant. Une fenêtre de Confirmation s'affiche.
📌Remarque : Si vous ou le système nʼavez pas inclus certaines pages, un avertissement Pages non attribuées sʼaffiche, indiquant les numéros de pages correspondants.
Si vous attribuez la même page à plus dʼun patient, un avertissement de Chevauchement dʼétendue de pages détecté sʼaffiche.
8. Pour déplacer automatiquement le document original de votre boîte de réception à la liste de vos éléments terminés, sélectionnez la case Marquer le fichier initial comme terminé après le fractionnement.
9. Cliquez sur Séparer. Une fenêtre multi-documents sʼaffiche. Les nouveaux documents y sont affichés sous plusieurs onglets intitulés Sans titre 1, Sans titre 2, etc.
10. Pour mettre à jour chaque document, cliquez sur l'onglet Sans titre et mettez à jour les champs de fichier. Pour obtenir la description des champs de fichier, consultez la rubrique Mettre à jour des fichiers à partir de la boîte de réception.
📌 Remarques :
Cliquez sur le champ Propriétaire pour voir si le système a trouvé une correspondance. Le cas échéant, la meilleure correspondance est affichée au début de la liste.
Si le système a trouvé des noms potentiels, mais n'a pas réussi à les faire correspondre, ils s'affichent en bas de la liste. Par exemple, si le document mentionne le <Dr. Jean Test>, mais que votre système comprend un <Dr. Jeannot Test>.
Si la correspondance n'est pas bonne, vous pouvez faire une recherche manuelle d'une correspondance et la sélectionner dans la liste.
Le système suggère des noms de fichier pour le champ Nom du fichier en fonction du contenu du document. Ces suggestions s'affichent au début de la liste avec une icône d'IA. Si un nom de fichier suggéré correspond à un nom de fichier de patient configuré dans votre système, la suggestion ne figure qu'une seule fois dans la liste et est dotée de l'icône d'IA.
Si vous sélectionnez cette suggestion, toutes les balises associées au nom de fichier de patient configuré correspondant sont automatiquement appliquées. La recherche de correspondances n'est pas sensible à la casse de sorte que les termes « Rapport de laboratoire » et « rapport de laboratoire » sont traités comme identiques.
11. Vous pouvez apporter d'autres modifications à vos documents (p. ex. ajouter des annotations) et, selon leur type, vous pourriez les commenter, les marquer comme révisés, les partager avec d'autres utilisateurs, etc. Consultez lʼarticle Consulter et gérer des items de la boîte de réception.
12. Cliquez sur Enregistrer ou, pour supprimer le document de la fenêtre, cliquez sur Enregistrer et suivant et passez à la mise à jour du document suivant.
💡Astuce : Pour accéder à dʼautres parties du DCS pendant la mise à jour de la fenêtre multi-documents, cliquez sur lʼicône <0>Réduire0>. Pour accéder au document de nʼimporte où dans le DCS, cliquez sur le gadget logiciel Fichiers fractionnés située en bas de nʼimporte quelle fenêtre du DCS. Un cercle rouge avec un chiffre indique le nombre de documents sur lesquels vous travaillez actuellement.
À lʼouverture du fichier fractionné, une bannière verte sʼaffiche, indiquant que le fichier a été fractionné et attribué à plusieurs patients, à quelle date et par qui. Cliquez sur Voir lʼhistorique pour plus dʼinformations sur lʼHistorique des fractionnements de fichiers, y compris les patients auxquels les documents ont été attribués.
Mis à jour le 13 décembre 2024