⚠️ Important : Vous devez avoir un compte MDBilling configuré pour pouvoir effectuer la facturation dans le DCS. Consultez la rubrique Intégrer votre compte DCS à MDBilling.
La création de factures provinciales (OHIP) à partir d’une visite associée à un rendez-vous est le flux de travail de facturation standard pour les professionnels. Consultez la rubrique Créer des factures provinciales (OHIP) à partir des visites. Cependant, il existe des situations uniques où vous devez créer des factures qui ne sont pas liées à des rendez-vous ou à des visites, comme la soumission de primes annuelles cumulées de soins préventifs au ministère de la Santé, qui sont facturées à l’aide d’un dossier de patient fictif. Vous pouvez également créer rapidement des factures à partir du tableau de bord de facturation sans d'abord avoir à ouvrir le dossier du patient. Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Facturation rapide à partir du tableau de bord Facturation.
Étapes
1. À partir du dossier d'un patient, cliquez sur Démarrer/ouvrir > Facturation assurée.
La fenêtre Facturation assurée s’affiche.
💡 Astuces :
Pour accéder au site Web MDBilling.ca, cliquez sur MDBilling.
Pour modifier les paramètres de la facturation assurée, cliquez sur l’icône d’engrenage à côté de MDBilling. Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Personnaliser vos paramètres de paiements assurés.
2. Cliquez sur + Ajouter nouvelle facture. Une fenêtre Nouvelle facture s'affiche.
3. Remplissez ou modifiez les champs de facturation suivants, au besoin. Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Créer des factures provinciales.
💡 Astuce : Vous pouvez utiliser des gabarits de facturation pour accélérer votre processus de facturation en cliquant sur Gabarit dans le coin supérieur droit de la fenêtre. Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Utiliser des gabarits de facturation.
a) Statut : le statut de l'élément de facturation par défaut est sélectionné (Ébauche ou Prêt à soumettre). Si vous avez configuré des Notes+ de paiement (consultez la rubrique Créer des Notes+ de paiement), vous pouvez également en sélectionner au bas de la liste.
b) Emplacement : si vous avez plus d’un emplacement, sélectionnez l’emplacement où le patient a été vu dans la liste.
c) Émetteur du paiement : Assurez-vous que la valeur Ontario Health Insurance Plan est sélectionnée.
d) Patient / Identification : Les renseignements sur le patient sont remplis automatiquement en fonction des données de son dossier à partir duquel vous avez créé la facture. S'il ne s'agit pas du bon patient, annulez la facture et ouvrez le dossier du bon patient.
💡 Astuce : Vous pouvez facilement voir le statut de la validation de la carte d’assurance maladie du patient. Une case verte s'affiche à côté d’un numéro de carte d’assurance maladie valide et une case rouge s'affiche à côté d’un numéro qui n’est pas valide. Pour mettre à jour les données démographiques du patient sur la facture, cliquez sur le nom du patient. Toutefois, cela ne met pas à jour les renseignements figurant dans le dossier du patient. Pour modifier les données démographiques du patient dans le dossier (qui s’appliqueront ensuite à la facture), cliquez sur l’icône de la personne.
e) Professionnel facturant : si vous êtes un professionnel, votre nom s’affiche par défaut. Si vous n'êtes pas un professionnel, vous devez sélectionner un professionnel facturant. Cliquez sur Aucun professionnel sélectionné puis cliquez de nouveau sur Aucun professionnel sélectionné dans la fenêtre qui s'affiche. Recherchez le professionnel voulu. Sous Agence de facturation disponible, sélectionnez MDBilling.
⚠️ Important : Le professionnel facturant doit être connecté à MDBilling pour pouvoir soumettre des factures. Ne créez pas de factures dans le DCS avant que votre personne-ressource de TELUS Santé ne vous informe que l’intégration à MDBilling est terminée.
f) Date de service : Si vous êtes connecté en tant que professionnel facturant et que le patient avait un rendez-vous récent (passé) réservé dans votre horaire, la date par défaut correspond à la date du rendez-vous. Sinon, la date de service par défaut correspond à la date du jour. Cliquez sur la date pour en sélectionner une autre dans le calendrier, ou pour sélectionner une date figurant dans la liste des Rendez-vous récents du patient.
g) MOH Group (Groupe MOH) : Pour modifier le numéro de groupe de cette facture, cliquez sur MOH Group et sélectionnez un autre numéro dans la liste. Si le numéro de groupe n'est pas dans la liste, sélectionnez Autre et saisissez manuellement le numéro de groupe.
h) Numéro de facturation du médecin référent : Si un Professionnel référent est précisé dans les données démographiques du patient, son numéro de facturation s'affiche ici. Si aucun professionnel référent n’est précisé et que la facture en exige un, saisissez le numéro de facturation du professionnel référent ou cliquez sur l’icône de la loupe pour rechercher le professionnel dans votre carnet d'adresses.
i) Service Location (Emplacement du service) : Si vous êtes tenu de soumettre des codes d'indicateur d'emplacement de service (SLI), sélectionnez un code SLI dans la liste.
⚠️ Important : Si vous utilisez des codes SLI, vous devez activer un paramètre dans votre portail MDBilling. Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Activer les codes d'indicateurs d’emplacement de service (SLI) (Ontario).
j) WSIB : Si la facture doit être payée par le ministère de la Santé, mais qu’elle est liée à la WSIB (comme une évaluation mineure en raison d’un accident de travail), cliquez sur WSIB et sélectionnez Oui.
k) Admission Date (Date d'admission) : Lors de la création d'une facture pour un patient hospitalisé, cliquez ici et saisissez la date d'admission du patient.
k) Manual Review (Vérification manuelle) : Cliquez sur ce champ pour indiquer si la facture nécessite une vérification manuelle. Cela est particulièrement utile pour certains codes de facturation, comme K035, lorsqu'un professionnel demande le traitement manuel de sa facture.
m) Établissement : Lors de la création d'une facture pour un patient hospitalisé ou externe, cliquez sur ce champ et recherchez l'institution par nom ou numéro d'établissement.
n) Spécialité : pour modifier la spécialité par défaut, cliquez et recherchez la spécialité par nom ou par code.
💡 Astuce : Pour enregistrer une spécialité dans vos favoris, sélectionnez l'étoile située à côté. Lors de la création d'une facture, les favoris s'affichent en haut de la liste de recherche Spécialité.
4. Ajoutez les codes de service à la facture. Cliquez sur + Ajouter une facture. La fenêtre Ajouter un élément de facturation de l'Ontario s’affiche.
💡 Astuces :
Lors d'une recherche de code de diagnostic, seuls les 20 premiers résultats s'affichent. Les correspondances exactes s'affichent en premier, suivies des favoris, puis des correspondances restantes, triées par usage.
Lors d'une recherche de diagnostic par code, si le code de diagnostic n'existe pas dans votre gabarit de diagnostic par défaut (Paramètres > Visite > Gabarit de diagnostic par défaut), les codes de diagnostic et descriptions correspondants de MDBilling figurent dans la liste.
Lors d'une recherche de diagnostic par code, si un code de diagnostic figure à la fois dans votre gabarit de diagnostic par défaut et dans la liste de diagnostics de MDBilling, seules les correspondances provenant de votre gabarit de diagnostic par défaut s'affichent dans la liste.
Vous pouvez rapidement facturer des codes de service précédemment facturés au patient en cliquant sur l'icône de l'horloge située à la droite de + Ajouter une facture. Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Dupliquer un élément de facturation.
5. Remplissez les champs applicables :
Champ | Description |
Code d'acte |
💡 Astuce : Sélectionnez l’icône de l’étoile à côté d'un code pour l’ajouter à vos favoris. Chaque fois que vous créez une facture, les favoris s'affichent en premier dans la liste. |
Montant de base
| Le montant des frais du code que vous avez sélectionné est automatiquement rempli. 📌 Remarque : Le montant peut être modifié manuellement, s'il y a lieu. |
Quantité | Si le code requiert des unités de temps ou un nombre de services, comme les codes pour les interventions chirurgicales, saisissez le nombre d’unités ou cliquez sur la flèche vers le haut ou vers le bas. |
Codes de diagnostics | Saisissez le code de diagnostic, ou commencez à saisir une description pour rechercher et sélectionner un code de diagnostic dans la liste.
💡 Astuce : Sélectionnez l’icône de l’étoile à côté d'un code de diagnostic pour l’ajouter à vos favoris. Chaque fois que vous créez une facture, les favoris s'affichent en premier dans la liste.
📌 Remarque : La liste des codes de diagnostics offerte dépend de ce qui est sélectionné comme Gabarit de diagnostic par défaut dans Paramètres > Gabarits. Consultez la rubrique Configurer les codes de diagnostics pour votre compte. |
Date de service
| La date correspond par défaut à la date de service que vous avez fixée précédemment.
Pour modifier la date de l'élément de facturation, cliquez sur l’icône du calendrier. |
Durée (minutes) | Saisissez le temps passé avec le patient en minutes. 📌 Remarque : L’Heure de fin est automatiquement mise à jour. Ce champ n’est pas envoyé à MDBilling. Seules les valeurs saisies des champs Heure de début et Heure de fin le sont. |
Heure de début et Heure de fin | L’Heure de début correspond par défaut à l’heure à laquelle vous créez la facture assurée.
Pour ajouter l’heure à laquelle vous avez terminé de voir le patient, cliquez sur l’icône de l’horloge. Ceci est important lorsque vous utilisez les codes de facturation B (assistance chirurgicale) et C (anesthésie) pour les services fournis à la clinique.
📌 Remarque : Lorsque vous créez une facture et ajoutez une Heure de début et une Heure de fin, la quantité est automatiquement fixée à 1. Si vous modifiez le champ Quantité à quelque chose de plus que 1, l'Heure de fin saisie est effacée par le système. |
Annuler les règles | Sélectionnez cette case pour ignorer la règle de diagnostic requis et toutes les règles propres au code de facturation de MDBilling que vous facturez. Par exemple, si vous facturez un code d'anesthésiste qui n'exige pas de diagnostic, vous pourrez soumettre la facture sans diagnostic pour ce code de facturation.
📌 Remarque : Lorsque vous survolez cette case, un avertissement s'affiche, indiquant que la demande de règlement pourrait être rejetée. |
5. Pour enregistrer vos modifications, cliquez en dehors de la fenêtre Modifier l'élément de facturation de l'Ontario lorsque vous avez terminé d’ajouter le code de service.
6. Pour ajouter des codes de service supplémentaires, cliquez sur + Ajouter une facture.
7. Pour modifier un élément de facturation, sélectionnez-le, puis apportez les modifications requises.
8. Pour supprimer un élément de facturation, sélectionnez-le, puis cliquez sur l'icône de la corbeille dans le coin supérieur droit de la fenêtre.
9. Pour ajouter des notes internes uniquement associées à la facture, sous Notes internes, cliquez dans la case vide et saisissez des notes. Ces notes ne sont pas incluses dans la réclamation soumise.
10. Cliquez sur Enregistrer. En fonction de vos paramètres, le statut de la réclamation demeure au statut Ébauche ou passe de Prêt à soumettre à Soumis ou Attention requise. Pour plus de renseignements, consultez la rubrique Statuts de facturation du DCS.
Mis à jour le 31 octobre 2024